von Hans – Willi Herrmann

Es war ganz anders geplant.
Ursprünglich hatte ich vor, über die Implementation und die nachfolgende Integration des “Wawibox” – Materialwirtschaft- und Materialverwaltungssystem gewissermaßen vom Start weg begleitend zu berichten.

Schnell war mir jedoch klar, dass ich damit diesem Start Up nicht gerecht werden, ihm gegebenenfalls einen Bärendienst erweisen würde. Zu umfassend sind die Änderungen im Arbeitsalltag, als dass man davon ausgehen könnte, dass dieser Wechsel reibungslos verliefe.

Wem aber dann den schwarzen Peter zuweisen, wenn es eben nicht so funktioniert, wie es idealerweise sein sollte.

Nur die Zeit würde letztendlich Klarheit bringen. Daher habe ich abgewartet.

Letztendlich ist es dann ein Jahr geworden bis nun heute ein weiterer Erafhrungsbericht, ein Resümee erscheint.

Meine Eindrücke in all der Zeit ?
Die Erfahrungen sind (von Kleinigkeiten abgesehen) uneingeschränkt positiv, zumindest was die Wawibox per se angeht. In der Praxis selbst gibt es allerdings auch ein paar frustrane Momente, die jedoch nicht dem Programm zuzuschreiben sind, aber dazu später.

Was gefällt mir an der Wawibox ? Nachfolgend – rein exemplarisch und bei weitem nicht vollständig – ein paar Punkte, die ich besonders schätzen gelernt habe:

1: Transparenz – sowohl die Materialpreise als auch den Materialbestand betreffend – Beides ein Riesenunterschied gegenüber der bisherigen “analogen” Lösung.

damit einhergehend –

2: Kostenersparnis

Ich habe mir im letzten Jahr die Mühe gemacht, zumindest stichprobenartig bzw. bei größeren Einzelpreisen, die Preise meines Depots mit den günstigsten Preisen der Wawibox zu vergleichen. Das Ergebnis – horrende Abweichungen nach oben, meist zwischen 25 – 30 Prozent. Besonders ärgerlich. Bei Artikeln, die keine Lagerware sind, sondern durch Knopfdruck direkt vom Hersteller oder Importeur geordert werden. 36 Euro mehr für ein paar Silikonkissen ? 85 Euro netto für eine streichholzgroße Packung, die in einen DIN- Briefumschlag passt ? Materialwert vermutlich 8 Cent ? Sorry, da wird selbst eine scheinbar unendlich tiefe Freundschaft auf eine (zu) harte Zerreißprobe gestellt. Bei einer eher zurückhaltend angesetzten Kostenersparnis von 20 Prozent gegenüber dem Hausdepot konnten demnach im vergangenen Jahr 4800 Euro an Ausgaben gespart werden.

Vor ein paar Tagen dann zum ersten Mal der Besuch eines Aussendienstmitarbeiters eines großen Katalog- Versenders. Neben unserem Dentaldepot seit 23 Jahren unsere einzige und mit großem Abstand meistgenutzte Bestellquelle, nicht endodontisches Praxismaterial betreffend. Ihm war natürlich nicht verborgen geblieben, dass die in all den Jahren stetig sprudelnde Einnahmequelle schlagartig versiegt war. 5 – 10 Prozent hatte er ermittelt als Preisdifferenz, eine Rechnung, die ich als intentionell konservativ zurückhaltend bewerten würde, was aber immerhin noch immer 2400 Euro Differenz darstellt. Aber vor allem konnte er  mir  keinen Grund nennen, warum ich trotz der bestehenden Preisdifferenz wieder im Katalog bestellen sollte.

Denn selbst bei gleichen Konditionen des jeweils günstigsten Online- Versenders, etwas, was vereinzelt und natürlich nur hinter vorgehaltener Hand von Kollegen als ultimatives Entgegenkommen der Dentaldepots kolportiert wird, bliebe der Workflow- Vorteil der Wawibox-Lösung.

Beispiel gefällig – Die Wawibox weist daraufhin, falls ein Artikel dem Vorratslager entnommen wird, der nicht das niedrigste Ablaufdatum aufweist. Sie kennen das – gebräuchliche Artikel werden immer wieder nachbestellt, bei der periodisch durchgeführten Inventur zeigt sich allerdings dass bei mehreren dieser Artikel das Ablaufdatum längst überschritten ist, weil das Regal immer wieder von vorne aufgefüllt und auch wieder entleert wurde. Kan Ban hin, QM her, was in der Theorie nie vorkommen sollte, weil beim Einräumen die ältesten Bestände nach vorne rotiert werden, passiert in der Praxis immer mal wieder.

Auch mit der Wawibox im Übrigen, aber jetzt wird der Fehler wenigstens sofort bemerkt, falls dies geschehen sollte. Gefahr erkannt, Gefahr gebannt !

3:  Auch notwendige Nachbestellungen werden automatisch avisiert, der berühmt berüchtigte Satz: “Wir haben kein XYZ mehr” ist im vergangenen Jahr exakt einmal gefallen. Das ist zwar immer noch einmal zu viel, aber doch deutlich deutlich weniger als in  den Jahren zuvor.

4:  Der Bestellvorgang gestaltet sich schnell und intuitiv und – wieder ein vom Mitbewerber – Establishment gestreutes Gerücht widerlegt – bis auf ganz wenige sprichwörtliche Ausnahmen erfolgt die Lieferung rasch bis teilweise rasant schnell. Konkret ist spätestens am übernächsten Tag die Ware in der Praxis, teilweise sogar um 16 Uhr bestellt, um 10 Uhr nächster Tag ausgeliefert. Bei manchen Artikeln ist die Anbieterzahl eher noch übersichtlich. Hier merkt man der Wawibox  an, dass es sich als Start Up gegenüber den schon um einiges länger im Markt befindlichen Mitbewerbern erst noch etablieren muss. Eine Email an den Wawibox- Support brachte im Übrigen in vielen Fällen kurzfristig Hilfe, das Engagement in der Sache ist also auf jeden Fall da.

Was offensichtlich noch nicht so klappt ist das stringente Ausbuchen der Artikel. Überhaupt – es vergeht kein Bestellvorgang, bei dem nicht Materialien als “bestellwürdig”aufgelistet werden, die sich dann beim Blick in den Wawibox – Bestand als noch ausreichend vorhanden herausstellen. Zumeist ergibt ein erneuter Gang zum Vorratsschrank, dass einfach nicht genau genug geschaut wurde.

5: Der Wawibox sei Dank können solche Vorkommnisse als Fehlsichtung entlarvt werden. In den “Vor Wawibox” – Zeiten gab es keinerlei Möglichkeit, solche Unzulänglichkeiten zu bemerken, geschweige denn Abhilfe zu leisten. Es wurde also zuviel bestellt. Und der Restbestand im Schrank vergessen. Siehe oben…

Allerdings sind andererseits immer wieder Materialien als noch vorhanden gelistet, die bereits im Anbruch sind. Weil – darüber lassen sich nur Vermutungen anstellen – das Ausbuchen der Waren aus Zeitgründen oder Bequemlichkeit unterlassen wurde.

Das ist
6:  ein unhaltbarer Zustand, der durch die Wawibox immerhin zeitnah ans Tageslicht kommt. Und birgt so die Chance, dass die damit verbundene Ansprache im Rahmen der zweiwöchentlichen Teamsitzungen irgendwann Früchte tragen wird und diese Fehlbestandsärgernisse zunehmend weniger werden. Noch ist es allerdings nicht der Fall, vermutlich weil man Jahrzehnte lang liebgewonnene Habits nun mal nicht so leicht aufgibt.

Ein Fazit

Die Wawibox hat sich bewährt – Ich persönlich kann jedem ein solches Warenwirtschaftssystem empfehlen. Es lohnt sich in finanzieller Hinsicht ebenso wie im Sinne einer QM- Verbesserung und der damit einhergehenden Arbeitserleichterung.

Die Wawibox ist im Übrigen nicht das einzige System im Markt.
Nach Veröffentlichung eines ersten Berichtes ist man von Seiten der AERA- Bestellplattform an mich herangetreten und hat angeboten, dass ich deren eigenes System in Ruhe auszuprobieren könne. Bisher ergab sich noch keine Gelegenheit hierzu. Ich möchte daher zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine absolute Kaufempfehlung pro oder contra eines dieser Systeme abgeben.

Fest steht jedoch, wir werden auf gar keinen Fall wieder zur herkömmlichen Vorgehensweise, an der  wir immerhin über 20 Jahre festhielten, zurückkehren.

Und ich kann jedem nur raten, es uns gleichzutun.