von Thomas Seitner

Da HaWi gerade seine ersten Erfahrungen mit der Wawibox vorgestellt hat, möchte ich zum Vergleichen meine Erfahrungen aus 15 Jahren Aera Bestellkompass Verwaltung berichten. Für einen Kommentar war das zuviel, daher dieser Artikel.

Es gibt inzwischen einige Materialverwaltungsprogramme auf dem Markt. Die meisten – vor allem die, die von den Depots geführt werden, sind reine Bestellverwaltungsprogramme.

Das Depot möchte es dem Kunden bequem machen seine Bestellungen aufzugeben. Dies geht meistens mit virtuellen Ablagekörben, aus denen dann entsprechend bestellte Artikel nach Namensangabe in einer Suchliste vorgeschlagen werden. Andere Depots arbeiten mit Barcodescanner, die die aufgebrachten Strichcodes lesen können. Henry Schein labelt Dios zum eigenen Programm (DocMA) um.

Die einfacheren Scanner lesen sogenannten 1D Code: Strichcode. Teurere Scanner können auch den kleineren, viereckigen Datamatrix Code (sieht ähnlich dem bekannten QR Code aus) erkennen – sofern die Software diese Codierung unterstützt!

Der Preis – Vergleich mit anderen Depots entfällt bei diesen Programmen.

Soweit mir bekannt ist, gibt es noch kein Material – Verwaltungssystem mit Scanner, das in der Lage ist, alle auf der Packung aufgedruckten Daten zu identifizieren. Deshalb geht Aera (und auch die Wawibox) den Weg, für jeden Artikel einen eigenen Verwaltungsbarcode (Strichcode) zu drucken, der dann auf den Artikel geklebt werden muss.

Wünschenswert wäre eine Einigung der Industrie, damit alle Artikel direkt mit Übertragung der Chargennummer gelesen werden könnten.

Die notwendigen Angaben: Produktname (mit Hersteller), Chargennummer (damit auch Festlegen des Verfalldatums), Zuordnung zur Bestellung (von welchem Depot) und Lagerort wird in Aera bei der Lieferung der Ware Artikel für Artikel ergänzt oder übernommen.

Im Unterschied zu den Depot – Materialverwaltungsprogrammen, vergleicht Aera (so wie auch die Wawibox) die Preise verschiedener Lieferanten (Depots). Ob dies wirklich tagesaktuell geschieht (wie von Aera beworben) und alle Angebote, die per Flyer in die Praxis kommen einbezogen sind, haben wir noch nie geprüft. Wenn es jemanden explizit Interessiert, können wir das gerne machen.

Aera verlangt für das Einpflegen der Daten sowohl vom Kunden (Zahnarzt) als auch vom Hersteller oder Lieferant eine Gebühr. Die Gebühr für die ZA Praxis liegt bei ca. 22,50.- Euro + MwSt. im Monat. Im Vergleich zu den Softwarewartungsgebühren anderer Hersteller erscheint das preisgünstig. Es gibt auch eine Erweiterung für das Dentallabor und deren Produkte.

Kleingeräte sind auch gelistet. Hier haben wir kürzlich beim Preisvergleich mit unserem Stammdepot einen Preisunterschied von gut 100% (!) ausgemacht. Bei einem zuverlässigem deutschen Depot betrug der Preis für ein Foliensiegelgerät 280.- Euro während unser Stammdepot 460.- Euro haben wollte! Das Gerät stand zwei Tage später bei uns im Steri und war immer noch 100.- Euro billiger als die Reparatur des alten Gerätes!

Normalerweise sind die Artikel mit Beschreibung, Sicherheitsdatenblättern und Preisen der verschiedenen Lieferanten in der Datenbank auf Knopfdruck aufrufbar.

Wie in anderern Bereichen der Wirtschaft verlangt auch Aera eine Gebühr für die “Einlistung” der Waren in den Aera Bestelkompass. Wie hoch die “Aufnahme” – Gebühr der Hersteller ist, ist mir nicht bekannt. Bei der online Bestellung über Aera werden dem Depot Anteile vom Bestellwert berechnet.

Dies führt zu den von HaWi beschriebenen “Leerstellen” in der Datenbank.

Aktuelles Beispiel bei mir: die neuen Astra EV Implantate des Herstellers Dentsply Implants (früher Friadent) werden nicht gelistet. Die schon länger laufenden Ankylos Implantate der gleichen Firma sind noch im Warenkatalog enthalten. Ist dem Hersteller dieser Vertriebsweg für die Zukunft zu teuer? Laut Aera Werbung sind 300 Lieferanten (Depots und Direktvertreiber) gelistet.

Da wir Aera auch als Materialverwaltungsprogramm für die am Patienten eingebrachten Materialien verwenden (MPG Dokumentation), ist es für uns wichtig, das wirklich alle in der Praxis verwendeten Materialien im System vorhanden sind.

Man kann in Aera sowohl Artikel, als auch Lieferanten selbst aufnehmen und dabei jeweils eigene Rabatte und Lieferkonditionen (z.B. Portofrei) hinterlegen, die den Preisvergleich mit dem persönlichen Standard -Depot und Angeboten anderer Depots einfacher machen. Aera bricht automatisch den Gesamtpackungspreis auf die einzelne Gebindegröße zum leichteren Preisvergleich herunter.

Bei einem Endo Feilen System oder einem Implantatsystem mit diversen Längen und Durchmessern, Abutments, Heilungskappen und Verschlussschrauben, Bohrern etc. in verschiedenen Größen ist die manuelle Aufnahme aller Artikel eine sportliche Aufgabe bei der schnell 300-500 Artikel zusammenkommen! Da die Produkthersteller keine eigene Materialverwaltung anbieten, sollten sie sich überlegen, ob eine korrekt und professionell gewartete Materialdatenbank bei den Herstellern wie Aera oder Wawibox nicht auch ein Wettbewerbsvorteil sein kann. Den Aufwand des “Befüllens” einer Datenbank sollte man auch bei “ungefüllten” Materialverwaltungen bedenken.

Freundlicherweise ist Aera als Service – Dienstleister bereit, Produkte für uns aufzunehmen, allerdings ohne Preisaktualisierungsdienst. – als sogenannte persönlich aufgenommene Artikel.

Ein persönlich aufgenommener Artikel bedeutet aber auch: eine Praxis-Mitarbeiterin darf dann sowohl im Praxisverwaltungsprogramm Evident (oder Solutio etc.) als auch im Materialverwaltungsprogramm Aera die Preise aktuell halten. Das funktioniert in der täglichen Praxis leider nicht immer so zuverlässig und kostet im Vernachlässigungsfall viel Geld.

Wie groß die Lücken im direkten Vergleich zwischen Wawibox und Aera sind könnte man durch Eingabe des in der Wawibox fehlenden Produktes unter Bestellkompass.de sehen. Ist der Artikel dort gelistet, wird er auch gepflegt. Die Firma hinter Aera gibt es seit 1993.

Aera läuft auf dem eignen Praxisserver, also auch wenn das Internet einmal streikt. Soweit mir bekannt ist läuft das System nur unter Windows.

Bei allen Bestellsystemen muss kritisch hinterfragt werden, wie viele Daten der Praxis bei einem Online Bestellvorgang übertragen werden. Die früher vorhandenen CD – Updates wurden von Aera mangels Nachfrage eingestellt. Der Datenbestand kann mehrmals im Monat über das Internet aktualisiert werden. Bei Aera kann die Bestellung auch ohne Online Verbindung direkt auf Papier ausgedruckt und dann an das Depot gefaxt werden.

So mache ich es, da ich dann bei jeder Bestellung sehe, ob die Materialien und Mengen noch dem entsprechen, was ich in Zukunft in der Praxis verwenden möchte. Gerade neue, unerfahrene ZMF´s machen hier leicht Fehler. Teuer gekauftest, aber nicht (mehr) verwendetes Material vergammelt dann bis zum Ablauf der Haltbarkeit im Keller. Vor allem nach besuchten Fortbildungskursen sollten die Bestellhelfer/innen auf der Hut sein :-) .

Zusätzlich ist in unserem QM beschrieben, in welche Klassen Materialien einzugruppieren sind (schneller oder langsamer Umlauf, billig oder teuer, schnell ablaufend etc..) und ob Materialien großzügig oder eher knapp zu bevorraten sind.

Per Unterschrift vom Chef wird die Bestellung bestätigt und von der Mitarbeiterin dann gefaxt oder über die Online Funktion gesendet. In meiner Praxis ist es den Mitarbeitern verboten (außer in absoluten Ausnahmen) telefonisch zu bestellen. Bei Falsch – Lieferungen, ist dann der Beleg, wer Schuld ist, nicht mehr zu erbringen. Bei Medikamenten wie z.B. Emdogain, die nicht rückgabefähig sind, schlagen solche Fehler schnell mit 500.- Euro pro Packung zu buche!

Ein nettes Feature sind die Lieferantenbewertungen. Hier sind wie bei Amazon und Co. die Depots mit Sternen versehen, aus denen man erkennen kann, ob der Lieferant in der Vergangenheit gehalten hat, was er versprochen hat.

Wir hatten in der Anfangseuphorie bei einem der billigsten Depots bestellt – allerdings hatten wir dann oft nur Teil- oder nicht gelieferte Waren, die auf der bereits zugestellten Rechnung aber bereits komplett berechnet wurden. Die Nachlieferungen wiederum kamen selten an. Wir waren offensichtlich nicht die Einzigen und das Depot ist nach der Einführung der Bewertung schnell aus dem Katalog verschwunden. Ein gutes Beispiel wie die “Macht” der Kunden wirken kann. Da auch wir als Praxen uns täglich der “Bewertung” durch Patienten stellen müssen, ist es logisch, das wir auch unsere Lieferanten bewerten.

Über die “Eifersucht” des Stammdepots beim Materialfremdeinkaufen hatte ich an andere Stelle bereits geschrieben. Wir haben eine Zeit lang unser Depot damit “geärgert”, indem wir die Bestellungen mit den Preisen des zuverlässig liefernden, günstigsten Depots gesendet hatten. Bei jeder Rechnung konnten wir dann sofort die Differenz zu dem möglichen, günstigeren Einkauf sehen und am Jahresende Nachverhandlungen führen. Der Wert eines zuverlässigen und schnellen technischen Service sollte dabei fairerweise berücksichtigt werden.

In den Beschreibungen zu den Produkten kann man persönliche Informationen oder auch einen xbeliebigen Link platzieren. Leider können nur sehr kleine Bilder eingefügt werden, hier empfinde ich das Aera System als stark verbesserungswürdig. Gut ist, das auf Mausklick auch das jeweilige Sicherheitsdatenblatt des Produktes angezeigt wird.

Eine Funktion, die wir nie verwenden, ist die Preisanfragefunktion an verschiedene Depots. Der Vorgang geht einfach und schnell, Ist aber eher für die absoluten Sparfüchse gedacht.

Die Wareneingangskontrolle geht mit dem Erfassen der Bestellung auf Vollständigkeit – (sind wirklich alle Packungen, die auf dem Lieferschein/Rechnung stehen, geliefert worden?), dem Eintragen der Chargennummer, dem zugehörigem Haltbarkeitsdatum, dem Einbuchen in das jeweilige Standardlager sowie dem anschließendem Ausdrucken des Barcodestreifens – relativ zügig, wäre aber noch deutlich zu steigern, wenn man auf das Drucken des Barcodes verzichten könnte.

Die Lagerverwaltung (mit Barcodepaket) funktioniert bei uns nur mäßig gut. Die bei uns durch unser QM geregelte, regelmäßige Inventur läuft je nach Mitarbeiter(in) schnell oder gar nicht ab, was auf einen höheres Maß an Fehlbedienungsmöglichkeit im Programm und eine hohe Schulungsnotwendigkeit der Mitarbeiter schließen lässt. Die Summen der in der EDV aufgezeichneten und der tatsächlichen vorhandenen Menge stimmte in den letzten 15 Jahren selbst bei den zuverlässigsten Mitarbeitern nie. Das Problem sind die immer wieder fehlenden oder falschen (EDV-) Entnahmen der Waren. Hier ist eine offensichtlichere Sicherung gegen Fehlbedienung notwendig.

Genial gut funktioniert dagegen die Sterilgut- und Materialverwaltung in den Zimmern. In jedem Behandlungszimmer ist ein kleiner, preiswerter (ca. 150.- Euro), akkubetriebener Opticon Barcodescanner vorhanden mit dem die Mitarbeiter über unsere Zweitlagerliste alles vom Tray bis zur Composit – Carpule chargenbezogen dem Patienten zuordnen. Wenn das “Piep – Konzert einmal nicht ertönt, weis ich- das irgendetwas nicht stimmt. Der Vorgang dauert inzwischen nicht einmal mehr eine Minute- und überträgt die Daten sowohl in Aera, als auch über eine VDDS – Schnittstelle in das Praxisverwaltungsprogramm Evident. Dort wird der erzeugte Datensatz dann auch noch über die Windows Zwischenablage im Klartext in die elektronische Karteikarte eingetragen. Die Daten beschreiben sowohl die verwendeten Materialien als auch auf die verwendeten Instrumente mit den codierten Metadaten zu Sterilisation und Freigabe.

Gerade diese Funktion des Einbringens der Information in den Karteikartentext hat sich für die Abrechnung und alle Anfragen (Patientenrechtegesetz!) sehr bewährt. Sowohl das Dentinbonding als auch das Desinfektionsmittel für die Hände werden erfasst!

In Aera integriert ist auch eine kostenlose Sterilgutverwaltung, die zusammen z.B. mit einem Dios MP Steridat (Einmalkosten ca. 290.- Euro) ohne weitere Monatskosten unsere Steris und den Thermodesinfektor protokolliert und mit der Freigabe durch die ZMF´s im Netzlaufwerk speichert. Der für ältere Sterilisatoren Geräte meist notwendige serielle Com Server, der die Daten vom Sterilisator ohne USB Stick Gefummel direkt ins Netzwerk schickt, ist als 4-Port Version mit 230.- Euro bezahlbar. Für ältere Thermodesinfektoren, noch ohne Datenschnittstelle gibt es von Dios einen Datenlogger Puck. Im Aera werden die Trays und Instrumente dann dem jeweiligen Sterivorgang zugeordnet – damit ist die komplette patientenbezogene Rückverfolgbarkeit gegeben.

Durch kleinere und flexiblere Instrumentencontainersystem, mit feststehenden Barcodeetiketten ließe sich viel Zeit und Kosten sparen. Aera beherrscht neben dynamischen auch feststehende Etikettennummern für Trays. Etikettenhersteller wie Hama liefern mehrfachverwendbare, preiswerte hitzebeständige, sterilisierbare Etiketten.

Über die Aufnahme eigener Artikel mit eigenem Lieferanten haben wir auch alle unsere Geräte in der Praxis, bis hin zur Kaffeemaschine “inventarisiert”. Was fehlt, ist die direkte Anzeige aller Gerätedaten mit allen Wartungs – und sonstigen Betriebsinformation, am besten auch noch der Bedienungsanleitung, wenn man den erstellten Geräte – Barcode z.B. mit einem IPAD scannt.

Was mir auch fehlt, ist die einfache Zuordnung der Rechnungen und Wartungsleistungen zu den einzelnen Geräten. Solche Rechnungen lassen sich in Aera nicht praktikabel zuordnen oder einscannen. Wartungsintervalle lassen sich über die Definition zu “Verfallsdatum” einpflegen

Ein großes Plus einer EDV gestützten Materialverwaltung ist die Einkaufs- und Verbrauchsstatistik. Damit lässt sich leicht mögliches Einkaufs – Sparpontential ermitteln. Wenn ich in die Verbrauchs – Gruppen gehe, sehe ich schnell ob es sich lohnt den Handschuhen oder Watterollen Aufmerksamkeit zu spenden. Auch kann ich für eine Bilanz auf Knopfdruck sehen, wie der Wert meines Warenlagers gegen Ende des Jahres ist. Schade ist, dass man Artikel nicht nach selbst gewählten Inhalts – Gruppen sortieren kann, wie z.B. die Gesamtmenge aller Endo Instrumente,

Die Aera Servicequalität war bis jetzt relativ gut. Allerdings habe ich mich auch bei Problemen recht frühzeitig selbst eingeschaltet und mit dem jeweiligen Abteilungschef bei Aera eine gute Lösung aushandeln können.

Den Dymo Drucker kann ich in der Kombination mit Sterilgutverwaltung nicht empfehlen, die Etiketten sind schlicht zu teuer. Wir waren mit diesem Drucker zum Schluss auf über 200.- Euro Kosten für Band und Etiketten pro MONAT! Mit dem in der Anschaffung teureren Zebra Drucker fallen Kosten von um die 100.- Euro bei höherer Zuverlässigkeit an. Allerdings ist die Treiberinstallation recht hakelig. Hier lohnt es sich hochzurechnen, wie viele Etiketten täglich gebraucht werden. Der Verbrauchsmehrpreis summiert sich sehr schnell gegenüber dem einmalig höheren Anschaffungspreis. Der Drucker muss zum Programm passen (wg. Etikettengrößeeinstellung). Die Etiketten müssen Lagerstabil (z.B. nicht aus Papier) sein.

Fazit: für mich ist das Programm zum angebotenen Preis eine Empfehlung wert, wenn auch einige Dinge einer deutlichen Verbesserung bedürfen. Gut ist die einfache Preis-Vergleichbarkeit der Anbieter. Die Einfachheit des Bestellvorganges ist in meinen Augen noch zu kompliziert da es zu viele Optionen gibt und die Standardartikel nicht bevorzugt vorgeschlagen werden. Auch eine deutlichere Warnung bei nicht korrektem “first in first out” Verhalten wäre wichtig. Die Verwaltung der Geräte ist stark verbesserungsfähig. Das Sterilgutmodul ist kostenlos dabei und leistet dafür sehr gute Dienste. Aber auch hier wären ein paar ergonomische Verbesserungen für einen schnelleren Workflow im Steri hilfreich. Dies geht allerdings nur zusammen mit den Herstellern der Instrumente und den entsprechenden Trays – sowie den Steri und Thermodesinfektor Hersteller. Hier fehlt in meinen Augen deutlich der Druck der Kollegen, damit es Lösungen wie kleine und preiswerte Trays sowie einen einfachen Edv-gestützten Ablauf für den Überhand nehmenden Bereich des Sterilgutmanagements gibt, der uns das ARBEITEN am Patient wieder einfacher macht.

Von daher bin ich froh, dass zumindest im Bereich der Materialverwaltung Konkurrenz auf den Markt gekommen ist.

Disclaimer
Es besteht beim Autor kein Interessenskonflikt in Form von eigenen finanziellen Interessen oder finanziellen Interessen Dritter, die von einer positiven Berichterstattung profitieren oder eine negative Darstellung behindern. Alle genannten Produkte wurden regulär über den Fachhandel erworben.