Top 2009 (3) RTM und Dropbox

von Hans – Willi Herrmann

Remember The Milk” und “Dropbox”.

Diese beiden Programme kannte ich Anfang des Jahres noch gar nicht.

Ersteres ist ein Programm, mit dem man seine Aufgaben beruflicher und privater Art verwalten, managen kann. Das zweite bietet eine Möglichkeit, auf eigene Daten von  verschiedenen Rechnern aus zugreifen zu können.

Bei RTM konnte ich auch nach den Blogbeiträgen von Olaf Löffler nicht so richtig den Nutzen erkennen, der mir dieses Programm als unverzichtbar würde erscheinen lassen.

Und heute ? Rufe ich vermutlich 5 – 10 mal am Tag das Programm auf.

Endlich habe ich etwas gefunden, was mir die Löhn -Methode (mein Notizbuch von 1990, in das ich in GTD – Manier meine Aufgaben eingetragen und abgearbeitet habe) auf den Bildschirm gebracht hat.
Und das Ganze mit wesentlich erhöhter Funktionalität und Flexibilität.

Und das gilt auch für Dropbox.
Gelesen hatte ich davon irgendwo im Internet. Aber –  da ich einen MobileMe Acount besitze, keine Notwendigkeit gesehen, eine weitere Baustelle aufzumachen.
Dann schickte mir Arne Neumann eine größere Datei via Dropbox. In einem Bruchteil der Zeit, den meine Idisk dafür veranschlagt hätte.

Und somit…

Endlich, ENDLICH, ENDLICH ….

gibt es eine Möglichkeit, schnell und einfach Daten plattformübergreifend auf verschiedenen Rechnern zu nutzen. Ich nutze 4 unterschiedliche Rechner (und damit unterschiedliche Orte), um meine tagtäglich anfallenden Arbeiten zu erledigen. Außerhalb des  Praxisnetzwerkes wohlgemerkt. Und bin jetzt zum ersten Mal wirklich synchron. Und das ganze ohne spürbaren Zeitverlust, was 98 % des Arbeitens angeht.

Und  – ich muss nie mehr Angst haben, was passiert, wenn ich unterwegs bin und man mir am Flughafen auf dem Weg zum nächsten Vortrag mein Powerbook klaut (alles schon passiert).

Vergiss die Milch nicht… (4)

von Olaf Löffler

Weiter geht es mit der Kurzbeschreibung der Möglichkeiten, die das GTD – Programm “Remember the Milk” ermöglicht.

In der Aufgabenverteilung lassen sich eigene Listen erstellen.rtm4
Diese können nach den eigenen Vorstellungen aufgebaut werden.

In meiner Praxis habe ich  im Rahmen unseres Qualitätsmanagements für jeden Angestellten eine Liste angelegt, so daß ich die Aufgaben in den Listen kontrollieren und einsehen kann.
Ebenso kann man natürlich für jedes weitere Ereignis, oder jeden Vorgang eine Liste anlegen. Unterlisten anzulegen ist derzeit nicht möglich.
Dies führt somit nicht zu vollkommen verschachtelten Themengebieten. Allerdings sinnvoll wäre es in der Projektverwaltung.

Die Aufgaben können mit folgenden Eingabefeldern ergänzt werden (Liste, Fällig am, Wiederholen, Zeitbedarf, Tags, Ort, URL, Aufgeschoben, Freigegeben, Notizen, Priorität). Die meisten Felder sind selbsterklärend.
Besonders interessant könnte die Möglichkeit sein, zu erkennen, ob die Aufgabe bereits aufgeschoben wurde.
Unter “Freigegeben” kann man die freigegebenen Benutzer sehen. Somit lässt sich die Aufgabe zur Erledigung delegieren.

Eine weiter gute Lösung ist die Erinnerungsfunktion. Hat man ein Datum in Feld Fälligkeit angegeben besteht die Möglichkeit über folgende Dienste eine Erinnerung zu ermöglichen.

  • API
  • Gmail
  • Google Calendar
  • iGoogle
  • iPhone/iPod touch
  • MilkSync
  • – BlackBerry
  • – Windows Mobile
  • Handy
  • Offline Zugriff
  • Twitter

Leider kann man die verschiedenen Dienste nicht gleichzeitig nutzen. Es funktioniert immer nur ein Dienst.

Durch die Google Maps Einbindung lassen sich Ort und Aufgabe verknüpfen.

Die für mich wichtigste Funktion ist die Importfunktion.
Über eine spezielle Mailadresse kann man sich Aufgaben zuschicken.
Die Betreffzeile wird dann zur Aufgabenzeile.
Die gesamte Mail wird in den Notizen angezeigt.
Eine geniale Lösung, die mir richtig Zeit und vor allem lästige Mühen in meinem bisherigen Arbeitsablauf erspart.

Insgesamt schätze ich mittlerweile “Remember the Milk” als ein einfach zu bedienendes Programm mit erheblicher Vielfalt.

Vergiss die Milch nicht…(3)

von Olaf Löffler

Anmeldung

Anmeldung

Nach der Anmeldung, in welcher die Emailadresse, der Benutzername und ein Passwort eingegeben werden müssen und der anschließenden Aktivierung kann man sofort loslegen.
RTM ( Remember the Milk ) ist vorkonfiguriert und kann nun in diesem Zustand genutzt werden.

Zuerst gelangt man in die Übersicht ( Überblick ). In dieser werden die fälligen ( heute, morgen ) und überfälligen Aufgaben angezeigt. Am Anfang sind diese Felder ohne Hinweise, da noch keine Aufgaben angelegt sind.
Im Fenster oben rechts ist das Menü zu sehen in welchem man zu den verschieden Seiten kommt.
| Offline | Überblick | Aufgaben | Orte | Kontakte | Einstellungen | Hilfe | Abmelden

Offline: Ermöglicht das Arbeiten ohne Internetverbindung. Die Aktualisierung erfolgt bei der nächst möglichen Verbindung.
Aufgaben: Enthält die Listen mit den entsprechenden Aufgaben
Orte: Verknüpfung mir Google maps
Kontakte: Hier kann man angemeldete RTM-Mitglieder  eintragen, welchen man beispielsweise Zugriff auf bestimmt Aufgaben gewähren will.
Einstellungen: Möglichkeiten RTM zu konfigurieren
Hilfe: FAQ Texte zu RTM in Englisch
Abmelden: dient zum abmelden und evtl. Wechsel des Benutzernamens

Im nächsten Beitrag wird die Aufgabenvergabe etwas näher beleuchtet.

Vergiss die Milch nicht…(2)

Vergiss die Milch nicht...

Vergiss die Milch nicht...

von Olaf Löffler

Aller Anfang ist schwer.

GTD ( Getting Things Done ) basiert auf dem Prinzip, dass eine Person ihre anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und somit den Kopf frei hat für Wichtigeres. Die Person soll sich somit auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können, ohne befürchten zu müssen, etwas zu vergessen.

Diese Sätze aus Wikipedia haben mich zu Remember the Milk ( RTM ) geführt. Nun habe ich RTM getestet.
Dem ersten vielversprechenden Eindruck folgte schnell ein wenig  Ernüchterung.
Das Programm ist einfach aufgebaut, hat jedoch eine sehr hohe Funktionalität. RTM braucht daher Zeit, um sich mit all seinen Möglichkeiten vertraut zu machen und sein Potential ausschöpfen zu können. Dann jedoch ist die Vielfalt überwältigend.

Nun zum Programm selber:

Ich empfehle das Upgrade auf die “Pro” –  Version für 25€/ Jahr, wenn man mit dem iPhone/iPod Touch, Windows mobile oder Blackberry auf RTM zu greifen will.

Remember the Milk zeigt sich als offenes System und ist nicht an Mac oder Windows gebunden.
Man kann andere Personen einbinden, bzw. Aufgaben veröffentlichen und damit delegieren. Das Programm bietet die Möglichkeit OFFLINE zu arbeiten und synchronisiert sich bei der nächsten ONLINE-Verbindung.

Beeindruckend ist die ungeheure Auswahl an möglichen Schnittstellen. Ich habe nur einige nutzen können, da nicht alles in meinem Computeralltag eingesetzt wird, bzw. mir bekannt war.

Ich bereue es nicht, RTM Pro gekauft zu haben. Es ist (für mich) sein Geld wert.

Die genauere Betrachtung der Funktionen wird in einigen Fortsetzungen dieses Artikels erfolgen.