Scansnap 1500 | WURZELSPITZE

2010 habe ich erstmals unter dieser Überschrift geschrieben.
Jetzt 2022 sind wir mehr oder weniger zwangsdigitalisiert. Leider ist diese Form der Digitalisierung absurd. Das heißt in der täglichen Praxis nicht hilfreich.
Schlimmer noch sogar arbeitsaufwendiger als vormals mit analogen Abläufen.

Doch das möchte ich nicht weiter ausführen.
2010 habe ich in diesem Beitrag den Dokumenteneinzugsscanner Scansnap S1500 m von Fujitsu vorgestellt.
Dieser Scanner ist bis heute bei uns in Betrieb. Er wurde weder gewartet noch repariert.
Er macht einfach sein Ding. Egal unter welchem Betriebssystem.
Solche Geräte sind ein echter Gewinn, nur ist das nicht mehr normal.
( Geplante Obsoleszenz. )

In unserem Praxisumfeld sind 4 Geräte im Einsatz.
Der vorgestellte Scansnap S1500 m ist nicht mehr erhältlich. Es gibt dafür aber Ersatz.
etwas teurer aber noch besser.
Der Fujitsu FI-7160 USB Dokument Scanner. Der Papiereinzug ist noch besser geworden. Gar keine Probleme mehr beim Papiereinzug. Selbst Thermopapierkassenbelege sind spannbar.

Er ist unglaublich schnell.
So schnell, daß man zweifelt ob das wirklich gut gescannt ist. Aber es ist gescannt – beidseitig, in hervorragender Qualität. Seit 2019 haben wir dieses Gerät auch im Einsatz.

Lediglich Bücher und analoge Röntgenbilder können damit nicht gescannt werden.

Devonthink Pro Office verwende ich nur noch für die Literaturverwaltung. Ansonsten nutze ich die Spotlightsuche des Mac in der Dokumentenablage in Ordnern nach Jahren.

Noch eine Anmerkung in merkwürdigen Zeiten: Da bereits die bloße Nennung eines Produktes auf einer Homepage als Werbung interpretiert werden kann, benennen wir diesen Blogbeitrag (wie auch jeden bereits geschriebenen sowie alle zukünftigen Beiträge, in denen Produkte benannt werden) als unbezahlte Werbung. Sollten wir (jemals) finanzielle Zuwendungen von Firmen erhalten, die Erwähnung bestimmter Produkte betreffend, werden wir die entsprechenden Blogbeiträge als „bezahlte Werbung“ ausweisen.

von Olaf Löffler

Nachdem im letzten Beitrag das Gerät zur Digitalisierung vorgestellt wurde möchte ich nunmehr etwas zur digitalen Datenablage schreiben.

Dazu muss ich etwas weiter ausholen. Den Scansnap 1500 gibt es in einer Mac Version und zwei Windowsversionen. Ich habe die Macversion und die Windowsversion gekauft. Die Mac Version (Scansnap 1500 M) kostete fast das Doppelte der Windowsversion bei Ebay. Typisch Mac. Apple hat hier keinen mir bekannten direkten Einfluss. In der Macversion ist Adobe Acrobat Professionell dabei. Ob die weiß-/silberfarben Scanner auch ohne Adobeproukt erhältlich sind, weiß ich nicht.

Scannertreiber für Windows und Mac sind in jeder Version dabei. In der Windowsversion ist die Software Rack2filer 5.0 enthalten und es gibt preisgünstige Versionen ohne Adobe Acrobat Professionell bei Ebay.

Nach einigen kurzen Versuchen habe ich diese Software Rackfiler wieder verworfen. Eine Automatisierung mittels OCR war nicht intuitiv zu erreichen.

Von Arne Neumann wurde mir Devonthink empfohlen und ist für mich ein nicht mehr wegzudenkendes Programm, welches ich täglich nutze. Ich setze Devonthink Pro Office und den Fujitsu-Scanner zusammen ein. Eine Übersicht der einzelnen Devonthink-Versionen kann man übrigens hier finden.

Welche Vorteile hat diese Kombination?
Devonthink Pro Office hat eine eigene, deuliche bessere OCR Engine (Texterkennung) als die Snapscan Software. Diese Texterkennung arbeitet nahezu fehlerfrei.

Die Ablage erfolgt automatisch als editierbares Pdf-Datei. Dabei bekommt die Tagespost, welche archiviert werden soll das Datum des Scans und die Uhrzeit im Dateinamen. Im Autorenfeld wird der Mitarbeiter, welcher scannt eingetragen. Sämtliche Worte, die in den Briefen vorkommen werden indiziert und sind suchbar. Die Originale werden, wenn Patientenbezogen in der bei uns existierenden Patientenkartei abgelegt. Die restliche Post wird tagesbezogen abgeheftet. Die Originale sind somit ohne große Probleme wiederauffindbar, insofern man die Ordner entsprechend beschriftet. ;)