von Olaf Löffler
Nachdem im letzten Beitrag das Gerät zur Digitalisierung vorgestellt wurde möchte ich nunmehr etwas zur digitalen Datenablage schreiben.
Dazu muss ich etwas weiter ausholen. Den Scansnap 1500 gibt es in einer Mac Version und zwei Windowsversionen. Ich habe die Macversion und die Windowsversion gekauft. Die Mac Version (Scansnap 1500 M) kostete fast das Doppelte der Windowsversion bei Ebay. Typisch Mac. Apple hat hier keinen mir bekannten direkten Einfluss. In der Macversion ist Adobe Acrobat Professionell dabei. Ob die weiß-/silberfarben Scanner auch ohne Adobeproukt erhältlich sind, weiß ich nicht.
Scannertreiber für Windows und Mac sind in jeder Version dabei. In der Windowsversion ist die Software Rack2filer 5.0 enthalten und es gibt preisgünstige Versionen ohne Adobe Acrobat Professionell bei Ebay.
Nach einigen kurzen Versuchen habe ich diese Software Rackfiler wieder verworfen. Eine Automatisierung mittels OCR war nicht intuitiv zu erreichen.
Von Arne Neumann wurde mir Devonthink empfohlen und ist für mich ein nicht mehr wegzudenkendes Programm, welches ich täglich nutze. Ich setze Devonthink Pro Office und den Fujitsu-Scanner zusammen ein. Eine Übersicht der einzelnen Devonthink-Versionen kann man übrigens hier finden.
Welche Vorteile hat diese Kombination?
Devonthink Pro Office hat eine eigene, deuliche bessere OCR Engine (Texterkennung) als die Snapscan Software. Diese Texterkennung arbeitet nahezu fehlerfrei.
Die Ablage erfolgt automatisch als editierbares Pdf-Datei. Dabei bekommt die Tagespost, welche archiviert werden soll das Datum des Scans und die Uhrzeit im Dateinamen. Im Autorenfeld wird der Mitarbeiter, welcher scannt eingetragen. Sämtliche Worte, die in den Briefen vorkommen werden indiziert und sind suchbar. Die Originale werden, wenn Patientenbezogen in der bei uns existierenden Patientenkartei abgelegt. Die restliche Post wird tagesbezogen abgeheftet. Die Originale sind somit ohne große Probleme wiederauffindbar, insofern man die Ordner entsprechend beschriftet. ;)