Kann eine simple Kunststoffplatte dafür sorgen, dass die Materialverwaltung der Praxis sicherer abläuft ?

Wer kennt das nicht.

Trotz aller Sorgfalt, aller Bemühungen, dem besten aller QM in der Praxis.
Mitten in der Behandlung stellt man fest, das das dringend benötigte Behandlungsmaterial „aus“ ist.
Fehlt .
Wurde vergessen, nachzubestellen.

Und dabei nutzen wir schon ein wunderbares und extrem hilfreiches Materialverwaltungsprogramm, welches wir nicht mehr missen wollen – die Wawibox.

Das aber nur so gut sein, wie die Menschen, die dieses anwenden.
Asche also auf unser Haupt. Wobei, eine kleine nicht repräsentative Umfrage im kollegialen Freundeskreis zeigt – es geht ausnahmslos jedem so, der ein solches System in der Praxis einsetzt.
Und die jeweilige Software spielt keine Rolle.
Es ist nur eine Frage der Zeit, bis der anfangs perfekte Lagerbestand nicht mehr übereinstimmt. Und je länger man mit dem System arbeitet, umso mehr stellen sich die Fehler ein. Bis hin zu besagter Katastrophe, dass besagtes Material zwar noch in ausreichender Menge im Bestand vorhanden sein soll, de facto aber fehlt.

Wie dem Problem begegnen?
Nun – es gibt verschiedene Möglichkeiten und der Blick in die freie Wirtschaft zeigt, dass auch dort besagter Fehler sich einstellt. Und in periodischen Abständen, zumeist zum Jahresende durch eine Inventur zumindest vorübergehend beseitigt wird.

Aber – wer von uns hat Lust dazu, den gesamten Warenbestand der Praxis ein oder zweimal im Jahr durchzuzählen und im Computer auszutragen? Ich nicht. Und meine Mitarbeiter auch nicht. Insobesondere nicht weil der Mitarbeiter mittlerweile zu wenige sind in der Zahnmedizin und diese besser und zielführender eingesetzt werden müssen als zum Häufchenzählen.

Wir haben uns daher für ein anderes Vorgehen entschieden.

Ebenfalls aus der Wirtschaft bekannt. Genauer gesagt, die japanische Wirtschaft hat damit die Automobilindustrie revolutioniert. Das Zauberwort lautet Kanban und wurde 1947 von Taiichi Ōno in der japanischen Toyota Motor Corporation entwickelt. Ein Grund hierfür war die ungenügende Produktivität des Unternehmens im Vergleich zu US-amerikanischen Konkurrenten. Ōno beschrieb die Idee so: „Es müsste doch möglich sein, den Materialfluss in der Produktion nach dem Supermarkt-Prinzip zu organisieren, das heißt, ein Verbraucher entnimmt aus dem Regal eine Ware bestimmter Spezifikation und Menge; die Lücke wird bemerkt und wieder aufgefüllt“. Kansan bedeutet „Karte“. Und mit genau solchen Karten haben wir schon in den 90er Jahren in unserer Praxis die Bestellvorgänge organisiert. Sah wie folgt aus: Wenn der letzte Artikel des Vorrates entnommen wird. dann wurde die jeweilige Karte aus vom Ablageort entnommen, diese enthielt alle notwendigen Daten für die Bestellung und wenn die Ware eingetroffen war, wurde dies ähnlich wie beim einen Ausleihvorgang von Lektüre in der Stadtbibliothek auf der Rückseite der Karte vermerkt (Datum Anzahl, Preis).

Funktionierte in den meisten Fällen sehr gut.
Wenn nicht besonders viele Eile geboten war.
Dann wurde vergessen, die Karteikarte zu ziehen und somit wurde vergessen, das Material nachzubestellen. .

Fast Forward.
Über 20 Jahre später.
Besagte Kunststoffplatten dienen nun als Kanban-Karte.
Der entscheidende Unterschied zur Papiervariante von ehemals???
Die Kunststoffplatten werden untrennbar mit dem besagten finalen Exemplar des Vorrates verbunden.

Und diese scheinbar banale Modifikation macht den Unterschied.

Vorteil 1
Das Kansan- markierte Material wird als letztes aus dem Vorrat entnommen. Weil es lästig ist, Material und Kanban-Karte von einander zu lösen, werden alle unmarkierten Materialien bevorzugt entnommen.

Vorteil 2
Die Kanban-Karte bleibt nicht mehr versehentlich am Lagerort zurück, weil sie mit dem Vorratsmaterial entnommen wird. Sie wird auch nicht übersehen, falls sie versehentlich in Eile irgendwo ablegt wurde, anstatt die Karte in den dafür vorgesehenen im Steri platzierten Bestellcontainer abzulegen.

Einmal pro Woche wird bestellt.
Die Kanban-Kunststoffträger dienen als Bestellkarte.

Gleichzeitig hat man, da diese im Büro verbleiben, einen guten Überblick, was bestellt, aber noch nicht geliefert wurde. In Zeiten, in denen selbst banale Dentalartikel teilweise monatelang nicht lieferbar sind, ein zusätzliches Plus.

Das ist nur ein kurzer Streifzug in das System, das natürlich noch einige andere Vorzüge aufweist. Wer genauer wissen will, wie das ganze funktioniert, wie wir unter anderem mit essentiellen Artikeln, Rabatt-Artikeln, Schüttgut- Artikeln umgehen und wo und wie wir das alles aufbewahren, dem sei DIE3 HERRMANN KAADEN SCHRÖDER reden über EndoOrganisation ans Herz gelegt, denn auch darüber wird am 08. Juni gesprochen.