von Hans – Willi Herrmann

Die Wawibox – ein internetgestütztes und daher computerplattformunabhängiges Material – und Warenwirtschaftssystem – wurde bei Wurzelspitze schon einmal kurz hier erwähnt. Auch wenn ich mich nicht als Crowdfunder betätigt habe, überzeugt bin ich dennoch, dass die Unternehmung ein Erfolg werden wird. Bislang haben wir in unserer Praxis mit Karteikarten unsere Materialien verwaltet und unsere Bestellungen teils via Internet, teils konventionell mit EDV- gestützten Bestellformularen durchgeführt.  Das klappt. Zumeist. Irgendwie. Aber eher als Konglomerat hingebogener Arbeitsanweisungen, auf die der Merksatz „never change a running system“  sicherlich nur aus Bequemlichkeit oder man sollte besser sagen Trägheit zutrifft.

Warenwirtschaftssysteme sind nicht neu.
Und es mag neben der Wawibox eine Reihe anderer geben.

AERA fällt mir ein.
Wir nutzten diese kostenfreie Internetplattform für bestimmte Bestellungen und ich hatte diesbezüglich nichts auszusetzen.
Im Gegenteil, alles funktionierte einwandfrei.

Den zusätzlich erhältlichen zahlungspflichtigen AERA Bestell- Kompass, mit der Wawibox prinzipiell vergleichbar, habe ich mir nicht angeschaut.
Vielleicht, weil er nicht auf dem Mac läuft.
Vielleicht, weil man dafür Barcode Scanner kaufen muss.
Keine Ahnung.

Aber in der Tat waren die Voraussetzungen für die Wawibox in unserer Praxis günstig.  Mac´s vorhanden, Ipads vorhanden.
Jedem meiner Praxismitarbeiter hatte ich vor Jahren schon Ipod Touchs für die interne Kommunikation zur Verfügung gestellt. Diese fungieren für die Wawibox als  Scanner. Und den für den Druck der Barcodelabels benötigten Dymo- Drucker haben wir ebenfalls schon in der Praxis.

Im Grunde genommen war alles da, um sofort starten zu können.
Ich habe mir die Plattform im Internat angeschaut.
Die Instruktionsvideos bei Youtube durchgesehen.
Die Wawibox Scan- App für mein Iphone heruntergeladen.

Und dann doch gezögert.
Der Grund ? Wenn man ein solches System einführt, muss zunächst eine Inventur durchgeführt werden.

Und dafür ist – sie kennen das Gleichnis vom Mann, der schwitzend mit den stumpfen Säge den Baumstamm masakriert – keine Zeit. Wir müssen ja bohren…

Auf der IDS hatte ich ein Treffen mit Simon Priess von der Wawibox.
Er bot mir an, für einen Wurzelspitze- Langzeittest die für den Betrieb benötigte Hardware (Dymo- Scanner und Ipod Touch) 12 Monate lang kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Das konnte ich gönnerhaft ablehnen, denn wir waren ja bereits diesbezüglich ausreichend ausgestattet, aber ich erklärte mich bereit, das System auszuprobieren und – über meine Erfahrungen – im Guten wie im Schlechten hier zu berichten.

Heute war D- Day.
Eine Mitarbeiterin wurde abgestellt, die Inventur – Stück für Stück – durchzuführen und zunächst unseren Praxis-Warenbestand einzupflegen.

Das ist zunächst einmal viel und stupide oder zumindest langweilige Arbeit.
Und das Ganze steht und fällt zunächst damit, wie klar und intuitiv die Eingabemasken diese Warenbuchungen ermöglichen.

Mein Fazit:  Ist aus dem Stand machbar, wenngleich die Einführungsvideos schon ein wenig mehr ins Detail gehen könnten.

Wir begannen mit den Endodontie- Artikeln.
Zwei Dinge fielen relativ schnell auf.

Zum einen gab es bislang keine Verbrauchseinheit „Blister“.
Verwunderlich, denn dies ist mittlerweile bei den Endo- Instrumenten weitestgehend Standard.

Kurze Email an die Wawibox, ca. 3 Stunden später war das Ganze eingepflegt und konnte von nun an angewählt werden.

Der zweite Punkt ist vermutlich nicht ganz so schnell umzusetzen, sollte aber dennoch Berücksicjhtigung finden: Den zur Auswahl stehenden Artikeln sind Produktfotos beigefügt.

Eine sinnvolle Ergänzung die zur Sicherheit des Buchungsvorgangs beiträgt.
Denn was man auf gar keinen Fall möchte, ist ein Produkt, das falsch eingebucht wurde. Man stelle sich vor, man benötigt für die endodontische Behandlung ein bestimmtes Nickel-Titan- Instrument, ich nenne beispielhaft eine VDW Reciproc R25. Die Mitarbeiterin geht zum Vorratslager, nur um festzustellen, dass besagtes Instrument nicht vorhanden ist, weil versehentlich ein anderes Instrument eingebucht wurde.

Ein Blick auf das Foto beim Einbuchungsvorgang gibt zusätzliche Sicherheit.
Wenn, ja wenn das Produktfoto mit dem vorliegenden Material identisch ist.

Und genau das ist in einer Reihe von Fällen nicht der Fall.
Das verwirrt.
Dann vielleicht besser gar kein Foto verwenden und (bitte zeitnah) die richtigen Fotos nachschieben.

Was ebenfalls schnell im Rahmen der Inventur offenbar wurde.
Das sich an irgendwelchen Orten in der Praxis, was keiner wusste, Materialien verstecken. Verborgen sind.  Längst wurden zwischenzeitlich neue Exemplare nachbestellt. Ablaufdatum überschritten. Ein Fall für die Mülltonne.

Ärgerlich.
Aber zugleich eine ad hoc- Bestätigung dafür, dass es sinnvoll ist, auf ein Warenwirtschaftssystem a la Wawibox umzurüsten.

Am Ende des Tages sind noch längst nicht alle Verbrauchsmaterialien erfasst.
Aber ein Blick in den Computer zeigt die Menge der bereits erfassten Artikel.
Eine ganze Menge.
Fein säuberlich aufgereiht. Nach Anzahl oder Ablaufdatum und noch einer Reihe weiterer Kriterien selektierbar.

Auf einen Blick alle Daten auf dem Schirm. Schon jetzt ist klar.  Das System bietet eine Transparenz, wie es bislang nicht einmal ansatzweise möglich war.

Der Mitarbeiterin hat es auch Spass gemacht.
Keine Langeweile, keine Ermüdung. Im Gegenteil, die  Zeit, sagte sie, ging wie im Flug vorbei.

Ein gutes Zeichen.

Die erste Hürde. Sie wurde gut und unproblematisch genommen.

Zwei weitere Hürden fehlen noch. Die Entnahme der Artikel aus dem Bestand mittels Wawibox- App und die Nachbestellung zur Neige gehender Materialien.

Ich bin gespannt. Aber auch gedämpft zuversichtlich. Es wird nicht alles sofort reibungslos funktionieren. Aber in der Summe wird die Praxis davon profitieren.

Wie schnell und in welchem Maße wird sich zeigen.