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Praxis digital – erste Schritte (2)

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von Olaf Löffler

Nachdem im letzten Beitrag das Gerät zur Digitalisierung vorgestellt wurde möchte ich nunmehr etwas zur digitalen Datenablage schreiben.

Dazu muss ich etwas weiter ausholen. Den Scansnap 1500 gibt es in einer Mac Version und zwei Windowsversionen. Ich habe die Macversion und die Windowsversion gekauft. Die Mac Version (Scansnap 1500 M)  kostete fast das Doppelte der Windowsversion bei Ebay. Typisch Mac. Apple hat hier keinen mir bekannten direkten Einfluss. In der Macversion ist Adobe Acrobat Professionell dabei. Ob die weiß-/silberfarben Scanner auch ohne Adobeproukt erhältlich sind, weiß ich nicht.

Scannertreiber für Windows und Mac sind in jeder Version dabei. In der Windowsversion ist die Software Rack2filer 5.0 enthalten und  es gibt preisgünstige Versionen ohne Adobe Acrobat Professionell bei Ebay.

Nach einigen kurzen Versuchen habe ich diese Software  Rackfiler wieder verworfen. Eine Automatisierung mittels OCR war nicht intuitiv zu erreichen.

Von Arne Neumann wurde mir Devonthink empfohlen und ist für mich ein nicht mehr wegzudenkendes Programm, welches ich täglich nutze. Ich setze Devonthink Pro Office und den Fujitsu-Scanner zusammen ein. Eine Übersicht der einzelnen Devonthink-Versionen kann man übrigens hier finden.

Welche Vorteile hat diese Kombination?
Devonthink Pro Office hat eine eigene, deuliche bessere OCR Engine (Texterkennung) als die Snapscan Software. Diese Texterkennung arbeitet nahezu fehlerfrei.

Die Ablage erfolgt automatisch als editierbares Pdf-Datei. Dabei bekommt die Tagespost, welche archiviert werden soll das Datum des Scans und die Uhrzeit im Dateinamen. Im Autorenfeld wird der Mitarbeiter, welcher scannt eingetragen. Sämtliche Worte, die in den Briefen vorkommen werden indiziert und sind suchbar. Die Originale werden, wenn Patientenbezogen in der bei uns existierenden Patientenkartei abgelegt. Die restliche Post wird tagesbezogen abgeheftet. Die Originale sind somit ohne große Probleme wiederauffindbar, insofern man die Ordner entsprechend beschriftet. ;)

Top 2009 (3) RTM und Dropbox

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von Hans – Willi Herrmann

„Remember The Milk“ und „Dropbox“.

Diese beiden Programme kannte ich Anfang des Jahres noch gar nicht.

Ersteres ist ein Programm, mit dem man seine Aufgaben beruflicher und privater Art verwalten, managen kann. Das zweite bietet eine Möglichkeit, auf eigene Daten von  verschiedenen Rechnern aus zugreifen zu können.

Bei RTM konnte ich auch nach den Blogbeiträgen von Olaf Löffler nicht so richtig den Nutzen erkennen, der mir dieses Programm als unverzichtbar würde erscheinen lassen.

Und heute ? Rufe ich vermutlich 5 – 10 mal am Tag das Programm auf.

Endlich habe ich etwas gefunden, was mir die Löhn -Methode (mein Notizbuch von 1990, in das ich in GTD – Manier meine Aufgaben eingetragen und abgearbeitet habe) auf den Bildschirm gebracht hat.
Und das Ganze mit wesentlich erhöhter Funktionalität und Flexibilität.

Und das gilt auch für Dropbox.
Gelesen hatte ich davon irgendwo im Internet. Aber –  da ich einen MobileMe Acount besitze, keine Notwendigkeit gesehen, eine weitere Baustelle aufzumachen.
Dann schickte mir Arne Neumann eine größere Datei via Dropbox. In einem Bruchteil der Zeit, den meine Idisk dafür veranschlagt hätte.

Und somit…

Endlich, ENDLICH, ENDLICH ….

gibt es eine Möglichkeit, schnell und einfach Daten plattformübergreifend auf verschiedenen Rechnern zu nutzen. Ich nutze 4 unterschiedliche Rechner (und damit unterschiedliche Orte), um meine tagtäglich anfallenden Arbeiten zu erledigen. Außerhalb des  Praxisnetzwerkes wohlgemerkt. Und bin jetzt zum ersten Mal wirklich synchron. Und das ganze ohne spürbaren Zeitverlust, was 98 % des Arbeitens angeht.

Und  – ich muss nie mehr Angst haben, was passiert, wenn ich unterwegs bin und man mir am Flughafen auf dem Weg zum nächsten Vortrag mein Powerbook klaut (alles schon passiert).